Hvordan opprette ny mailprofil i Outlook

Dersom man bytter leverandør av mailtjenester, og ønsker å flytte all historikk fra en gammel Exchange konto til en ny – er det både enkelt og sikrest å opprette en ny profil i Outlook. Gangen i det er kort fortalt slik: Eksport av gammelt innhold -> Opprette ny profil -> Legge til den nye kontoen -> Importere det gamle innholdet.

Dette gjøres på følgende måte. Vi inkluderer skjermbilder fra en eldre versjon av Outlook (2010), samt en nyere versjon (2016).

Steg 1. Eksportere gammelt innhold

Åpne Outlook og trykk på ‘Fil‘ øverst i venstre hjørne. Naviger til ‘Åpne‘ (eller ‘Åpne og eksporter‘), og deretter ‘Importer‘ (eller ‘Importer/eksporter‘).

Outlook 2010 Outlook 2013/2016
 Skjermbilde 2016-05-10 kl. 15.40.34 Skjermbilde 2016-05-10 kl. 15.45.50

I dialogboksen som kommer opp velger du ‘Eksporter til en fil‘ og trykk ‘Neste‘.

Skjermbilde 2016-05-10 kl. 15.47.49

Og deretter ‘Outlook-datafil (PST)‘. Trykk ‘Neste‘.

Skjermbilde 2016-05-10 kl. 15.49.16

I neste vindu velger du det øverste nivået. Som oftest står det e-post adressen din, navnet ditt eller ‘Exchange’. Sørg også for at haken ‘Inkluder undermapper‘ er på. Trykk ‘Neste‘.

Skjermbilde 2016-05-10 kl. 15.50.15

Velg en plassering for filen, for eksempel på skrivebordet. Det viktigste er at du finner den senere. Velg ‘Ikke eksporter like elementer‘ og trykk Fullfør.

Skjermbilde 2016-05-10 kl. 15.51.42

Eksporten kan ta alt fra noen sekunder til flere timer, avhengig av størrelsen på mailboksen. Mange mail og store vedlegg er faktorer som spiller inn. Som oftest ser vi at dette tar mellom 5 og 20 minutter for de fleste.

Når eksporten er ferdig forsvinner dialogboksen fra skjermen. Lukk Outlook.

Steg 2. Opprett ny Outlook-profil

Sørg for at Outlook er lukket og ikke bare minimert. Åpne kontrollpanel på maskinen. Dette gjør du ved å klikke på ‘Start‘ og deretter på ‘Kontrollpanel‘. I Windows 10 må du høyreklikke på Start-knappen og velge ‘Kontrollpanel’ derfra.

Kontrollpanelet i Windows 7, 8 og 10 har to forskjellige visningstyper. Det er enten vist som kategorier, eller som en liste med alle tilgjengelige valg. Dersom visningen er slik, som kategori, velger du ‘Brukerkontoer‘.

kontrollpanel-1

Og deretter ‘Mail (Microsoft Outlook 2013/2016)’. Den kan også hete ‘E-post‘, og Outlook-versjonen nevnt i listen gjenspeiler den installerte versjonen.

kontrollpanel-2

Dersom visningen er i listevisning, går du rett til ‘Mail‘ eller ‘E-post‘.

kontrollpanel-3

I vinduet som kommer opp trykker du på ‘Vis profiler‘.

profiler-1

Trykk på ‘Legg til…

profiler-3

Skriv inn et navn på den nye profilen. Det kan være hva som helst.

profiler-4

I neste bilde skal du skrive inn e-post adressen din, navn og passord. Dette skal du ha fått fra den nye e-postleverandøren. Trykk ‘Neste‘.

profiler-5

Veiledningen leter nå etter riktige serveropplysninger automatisk. Alle e-postkontoer levert av oss støtter denne tjenesten. Dette kan ta opp til et minutt. Dersom du får en dialogboks som spør etter passord, skriv inn passordet på nytt og la haken for ‘Husk meg’ være avhuket. Når den er ferdig ser skjermbildet slik ut. Trykk ‘Fullfør‘.

profiler-6

I bildet for de tilgjengelige profilene har du nå to profiler. Den gamle og den nye. Nå ønsker vi at Outlook skal benytte den nye profilen. Endre derfor valget i bunnen som sier ‘Bruk alltid denne profilen‘, og velg den nye profilen i nedtrekkslisten. Trykk ‘OK‘.

profiler-7

Du kan nå lukke dette bildet og kontrollpanelet.

Steg 3. Importere gammelt innhold 

Start Outlook. Ved første gangs oppstart på den nye profilen kan dette ta litt lenger tid enn vanlig.

outlook-1

Når Outlook har startet, vil kontoen og skjermbildet være tomt. Dette er normalt, og vi skal hente inn alt gammelt innhold i dette steget. Trykk på ‘Fil‘ øverst i venstre hjørne. Naviger til ‘Åpne‘ (eller ‘Åpne og eksporter‘), og deretter ‘Importer‘ eller ‘Importer/eksporter’.

Outlook 2010 Outlook 2013/2016
 Skjermbilde 2016-05-10 kl. 15.40.34 Skjermbilde 2016-05-10 kl. 15.45.50

Velg ‘Importer fra et annet program eller fil‘ i dialogboksen som kommer opp. Trykk ‘Neste‘.

outlook-2

I neste bilde velger du ‘Outlook-datafil (PST)‘. Trykk ‘Neste‘.

outlook-3

I neste bilde trykker du på ‘Bla gjennom…‘ og finner frem filen du eksporterte i første steg. Huk også av på ‘Ikke importer like elementer‘. Trykk ‘Neste‘.

outlook-5

I neste skjermbilde skal haken for ‘Inkluder undermapper‘ være avhuket, og ‘Importer elementer til samme mappe i‘ være valgt til din e-postadresse. I noen tilfeller står det ditt navn i stedet for e-postadresse. Trykk ‘Fullfør‘.

Steg 4. Vent… 

Nå vil Outlook arbeide med å importere alle gamle meldinger, kontakter, kalenderoppføringer, oppgaver, notater osv. Dette kan ta lang tid! Erfaringsmessig tar det alt fra 5 minutter til 30 minutter for de fleste brukere, men det er ikke unormalt dersom det tar opp til en time eller to.

Når importen er ferdig vil Outlook arbeide med å laste opp alt det gamle innholdet til den nye serveren. Dette kan ta svært lang tid, og faktorer som hvor mye mail og hvor store vedlegg man har, hvor rask nettlinje man har, og hvor mange som gjør dette samtidig – spiller en stor rolle. La Outlook stå oppe, ikke slå av maskinen, og vent til den er ferdig. Når den er ferdig vil det stå ‘Alle mapper er oppdatert‘ i bunnen av Outlook sitt hovedbilde.

Vi gjør oppmerksom på at ny mail ikke vil komme inn i innboksen når Outlook arbeider med synkroniseringen, men ingen mail blir borte. De kommer inn ved fullført synkronisering. I mellomtiden kan man benytte webmail for å lese ny mail.

Når ‘Alle mapper er oppdatert’ vises, er du ferdig.