Del 1: Hvorfor digitalisere regnskapet

Publisert 26.04.2020 – Regnskap

Estimert lesetid - 3 min

*Dette er den første artikkelen i en serie av to artikler.

Det har vært en lang tradisjon i Norge at større bedrifter har ønsket å ha kontroll på regnskapet i eget hus, og har derfor ansatt egne regnskapsførere for å håndtere bilagsføringen i selskapet. Dette har vist seg å være både sårbart og kostbart for mange, og flere og flere har tatt steget mot digitalisert regnskapsføring for å effektivisere prosesser samt frigjøre tid og ressurser.

Gradvis digitalisering

Det har de siste 10 årene blitt introdusert mange nye muligheter for å effektivisere papirflyten i bedriftene. Dokumentsenter gjorde det mulig å scanne alle fakturaer og bilag inn i økonomisystemet, slik at man slapp å ta vare på pairutgaver av bilag. Dette var svært tidsbesparende, da man til enhver tid kunne finne tilbake til dokumenter uten å måtte gå i arkiver for å finne riktige bilag.

Så kom EDI fakturaer, som var krav fra større leverandører - og deretter EHF fakturaer, som gjorde det mulig å sende fakturaer rett fra et økonomisystem og inn i eget system. Mange opplevde at de sparte både tid og penger på blant annet porto og papir, samt automatiserte prosesser som at fakturaene lå i økonomisystemet til mottaker straks den var ferdigmeldt i eget system.

Fordeler og hvorfor digitalisere

Man leser nesten daglig om digitalisering og viktigheten av å effektivisere. Men hvor mye tid sparer man egentlig når man må bruke tid på å flytte over regnskapet til nye system og deretter lære seg hvordan alt fungerer?

Mest sannsynlig kan man fortsette med dagens datasystem, men mange velger å gå over til skybaserte løsninger. Gode norske skybaserte økonomisystemer er både lette å lære og gir deg gode rapporter med visuell fremstilling av alt det du måtte ønske deg. Når dette settes i system, ser vi at effektiviteten øker i bedriften og tidsforbruket går ned både for bedriftsledere og regnskapsførere.

Det å føre regnskap for hånd kan være både tids- og ressurskrevende. Svært få synes det er gøy å ta i bilag og føre de samme postene flere ganger. Sjansen for feilføringer er også stor ved slike manuelle prosesser. Ved å digitalisere regnskapet vil bedriften kunne frigjøre mye tid som for eksempel kan benyttes til mer salgsrettede aktiviteter - og styrke bedriftens primærområder.

Har man digitalisert regnskapet, trenger man i utgangspunktet ikke å ta i papirer. Den elektroniske fakturaen du mottar, vil gå gjennom systemet mer eller mindre automatisk helt frem til fakturaene er betalt i banken og bilaget er bokført automatisk i regnskapssystemet.

De fleste bedrifter er opptatt av å få fakturert. Det er selve nerven i bedriften, etter at man har levert varer og tjenester. Alle skjønner at hvis man ikke får fakturert, så får man heller ikke betalt lønn, husleie og andre faste kostnader.

En annen fordel med digitalisert regnskap, er at det er lettere å ha kontroll på frister og forfall. Det er blant annet kjent at elektroniske fakturaer oftere blir betalt til tiden sammenlignet med papirfakturaer som har en tendens til å «flyte rundt» i bedriften for godkjenning.

Så hvis du drømmer om en mer effektiv hverdag med mer kontroll og automatiserte prosesser, er det på tide å digitalisere regnskapet.

Del

Portrettbilde av Ronny Sten Ødegård

Ronny Sten Ødegård

Rådgiver, Wican

Ronny har 25 års erfaring med ledelse, strategier, personale og løsningssalg og har hjulpet utallige selskaper opp gjennom årene med å effektivisere seg med hjelp av ERP.