*Dette er den andre artikkelen i en serie av to. Les den første artikkelen her.
Diskusjonene og synsingen om viktigheten av å digitalisere regnskapet florerer i media, og mange bedrifter begynner å se det betydelige potensialet i å automatisere interne prosesser.
Mange bedrifter som fortsatt driver på den «gamle måten» kjenner på presset ved at de fortsatt holder på med papirflytting og vurderer derfor å sette bort regnskapet til et eksternt regnskapsbyrå. Men da melder alle spørsmålene seg. Hvordan vet man hvilket regnskapsbyrå som er best for akkurat sin bedrift og hvilke kriterier skal man se etter?
Spar kostnader
Det finnes mange dyktige bedriftsledere som brenner for virksomheten sin, og som jobber dag og natt for å skape merverdi for bedriften, og for å trygge arbeidsplassene til sine ansatte. Det som kjennetegner veldig mange av disse bedriftene, er at det går ganske bra og resultatet er «greit», men at de er travelt opptatt med å skaffe nye jobber og ordre til bedriften.
Vi befinner oss nå i en tid hvor teknologi og kompetanse gjør at det er på høy tid for disse bedriftslederne å tenke på hvordan de kan effektivisere og spare kostnader. For de fleste bedrifter er det aller viktigste å levere varer og tjenester, men så må man betale husleie, lønn og andre viktige regninger – og det er her man kan spare mye tid og penger!
Manuelle prosesser kan ofte være en stor tidstyv, og alt som gjøres dobbelt og som man bruker unødvendig mye tid på, vil til syvende og sist koste penger. Denne kostnaden kunne vært lavere for bedriften og resultert i et bedre overskudd hvis man hadde implementert løsninger med automatiserte prosesser.
Bevar kontrollen
Tidligere har norske bedriftsledere i små og mellomstore bedrifter ansatt en egen person til å ta seg av både fakturering, lønn og regnskap, samt andre forefallende administrative oppgaver. De senere årene har flere og flere selskaper tatt steget ut og satt regnskapet bort til en av de nesten 3.000 registrerte regnskapskontorene i Norge. Det er også bedrifter i vekst som vurderer å ansette flere kontormedarbeidere, som benytter muligheten til å spare kostnader ved å outsource regnskapet.
For mange bedrifter handler det om gå over til skybaserte løsninger og la regnskapsfører koble seg opp i samme system. Bedriftene sørger for å lage fakturaer og sende ut disse elektronisk. Med et godt samarbeid med regnskapskontoret, blir man enige om hvem som skal godkjenne fakturaer, gjerne via app på telefonen.
Når fakturaene er godkjent kan man la automatiske prosesser overta, og da gjenstår kontrolloppgaver og innsendinger til myndighetene som regnskapsfører kontrollerer og utfører. Bedriftene opplever å spare både tid og penger samt få bedre og raskere oversikt over utestående fordringer, inngående fakturaer samt likviditeten.
Det moderne regnskapskontoret
Moderne regnskapskontorer leverer skybaserte løsninger som gir kundene sanntidsinformasjon om utestående fordringer og deres likviditetssituasjon. De sørger for at papirflyten er 100% digital og at elektroniske attestasjonsrutiner og enkle rutiner for timeføring og reiseregninger blir ført i apper på telefonen og integreres. Det er også svært vanlig at moderne regnskapskontorer har autoriserte programvareutviklere som både utvikler og integrerer tredjepartssystemer mot bedriftens økonomisystem.
Hvordan velge riktig regnskapsbyrå
Min erfaring tilsier at de som føler at de betaler for mye for å ha en regnskapsfører internt, stort sett gjør det – og har mye å hente på å sette bort regnskapet til det riktige regnskapsbyrået. Mitt stalltips er å innhente informasjon fra forskjellige regnskapsførere og fokusere på de som ikke fakturerer på timesbasis og som fremdeles er opptatt av å flytte på papirer.
Regnskapskontorer bør i tillegg til å ta kontrollerende oppgaver, også være en god rådgiver, sparring- og samarbeidspartner. De skal sørge for å overholde alle lover og regler, samt å gi kundene relevant data og gode KPI’er som bedriften kan styre mot i fremtiden.
Ta grep i dag for å spare kostnader og få bedre oversikt over inntekter og utgifter!
