«Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre. Det handler om å tilby nye og bedre tjenester, som er enkle å bruke, effektive, og pålitelige.» Dette er Regjeringen.no sin definisjon av begrepet digitalisering.
Digitalisering kan altså ha mange betydninger. Å benytte riktige verktøy er en av de tingene som er avgjørende for at virksomheten skal overleve i dag og i fremtiden. Her vil jeg komme med et eksempel på hvordan man kan løse oppgaver på en smartere og mer effektiv måte med moderne programvareløsninger.
Microsoft Excel er en av de største og kraftigste programvarene gjennom tidene. Den brukes av millioner over hele verden, og har praktiske verktøy som hjelper bedrifter med å holde oversikt over dataene sine. Du har sannsynligvis brukt Excel minst én gang, for å utføre oppgaver knyttet til forretningsanalyse, personalledelse eller resultatrapportering.
Selv om Excel er et utmerket forretningsverktøy, spesielt for enkle oppgaver, har det mange ulemper som kan plage virksomheter i alle størrelser.
En webapplikasjon er et program som kan kjøres i en nettleser. Forskjellen på en webapplikasjon og en tradisjonell nettside er at du kan gi en webapplikasjon data, som den vil reagere på. Siden en webapplikasjon vises i vanlige nettlesere, vil de fleste webapplikasjoner kunne brukes på PC, Mac og mobile enheter.
En stor fordel er at du har tilgang til en webapplikasjon uansett hvilken plattform du benytter, (Pc, Mac eller mobile enheter) og hvor i verden du befinner deg.
Fordeler med Webapplikasjon
- I tillegg til å kunne være et støtteverktøy som forenkler arbeidshverdagen i en bedrift, finnes det enda flere fordeler med webapplikasjoner:
- Enklere bruk – Webapplikasjonen kan lages mer brukervennlig
- Flerbruker – Mange brukere kan jobbe i systemet samtidig
- Tilgang over alt – Du trenger kun en nettleser og internett-tilgang
- Én kopi – Alt er lagret på ett sted, ikke kopier på flere steder med mulighet for å miste data
- Sikkerhet – Webapplikasjoner er sikrere og har bedre muligheter for å sikre hvem som har tilgang til hva
- Skalerbarhet – Systemet kan utvides og tilpasses mens bedriften vokser
- Ingen oppdateringer – Man kan oppdatere funksjonalitet uten at brukerne må installere oppdateringer
- Pris – De enkleste løsningene tar kun noen timer å utvikle
Eksempler på å gjøre Excel-arket mer moderne
- Du kan se for deg at man har et Excel-ark med oversikt over jobber som skal utføres av ansatte. Man legger inn info om når jobbene skal gjøres, hvilken kunde det gjelder og hvilke ansatte som er involvert. Hvis man i stedet bruker en webapplikasjon til dette, vil man kunne få fordeler som at de ansatte kan få oversikt uansett hvor de er, på telefon og PC. Man kan sette opp varsling på e-post når det legges inn en ny jobb. Man kan enkelt lage rapporter som viser kundebesøk, antall jobber per ansatt osv. I tillegg kan man integrere andre systemer for å overføre timer til fakturering.
- Et annet eksempel kan være at man har et Excel-ark med oversikt over maskiner som er leid ut til kunder. Her har man registrert informasjon om maskintype, fakta om maskinen, dato for utleie, kunde, service-intervall etc. I en webapplikasjon kan man få denne oversikten på en mer oversiktlig måte, samtidig som man kan få varslinger når service nærmer seg, man kan knytte inn PDF-filer med garantikort og servicemanual. Man kan laste opp bilder som viser plassering i bygget osv.
Kort sagt kan webapplikasjoner forenkle arbeidshverdagen for de ansatte, og bedriften kan bli mer effektiv og moderne. Og dette uten at det koster hundrevis av tusen for løsningen.
